Легализация документов

Легализация - это процесс подтверждения соответствия документа законодательству государства, на территории которого он выдан, для придания документу юридической силы на территории другой страны. Легализация документов необходима при предоставлении в официальные органы в случаях совершения определенных действий за рубежом: трудоустройства, заключения брака,открытия представительств, счетов в иностранных банках и других юридических действий.

Данный процесс всегда осуществляется на территории той страны, в которой он был выдан и/или оформлен.

Легализация документов физических и юридических лиц

Легализация документов физических лиц

В большинстве случаев применяется для личных документов: свидетельств о рождении, смерти, заключении и расторжении брака, дипломов, аттестатов и пр., а также документов, оформленных у нотариуса (доверенности некоммерческого характера, согласия на выезд ребенка за рубеж и т.д.).

Легализация документов юридических лиц

Документы юридических лиц (уставы, свидетельства о регистрации и другие учредительные документы) легализуются в нотариально удостоверенных копиях при условии, что данные документы действительно зарегистрированы в российских государственных органах.

Легализация не распространяется на коммерческие документы (договоры, контракты). Для них альтернативой служит регистрация в ТПП (Торгово-промышленной палате) с последующим консульским заверением.

Для всех ли государств необходима легализация документов?

В случае, если между государствами заключен договор о правовой помощи (двусторонний договор, отменяющий обязательную легализацию), официальные органы принимающей стороны берут на рассмотрение документы без легализации, при условии их составления в установленной форме, без подчисток и помарок.

Перечень таких государств приведен на странице Справочные материалы, большинство из них - это государства бывшего СССР. Нужно учесть, что документы в официальные органы предоставляются на государственном языке принимающей стороны, т.е. требуют нотариально заверенного перевода.

Не подлежат легализации паспорта, удостоверения личности, трудовые книжки, военные билеты, которые не подлежат вывозу и пересылке за рубежом согласно документу "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу".

Как осуществить легализацию? Существуют ли способы упрощенной легализации?

Существует два основных вида легализации документов - проставление штампа "Апостиль" и консульская легализация. Первый способ называется упрощенной легализацией или «апостилирование» применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года.

Условную схему легализации документов можно отобразить следующим образом:

Перевод документа. В большинстве случаев официальные органы принимают к рассмотрению документы на государственном языке своей страны. Хотя бывают исключения, например, Консульство Объединенных Арабских Эмиратов принимает на рассмотрение документы на английском языке. Согласно Основам Российского законодательства о нотариате переводы для последующего нотариального заверения удостоверяются подлинной подписью переводчика.

Заверение перевода нотариусом. Нотариус согласно правилам нотариального заверения свидетельствует подлинность подписи переводчика, выполнившего перевод. Перевод, прилагается к документу, либо к его нотариально заверенной копии, все сшивается и скрепляется подписью нотариуса и печатью.

Федеральная Регистрационная служба удостоверяет подлинность подписи и печати нотариуса, заверившего перевод.

Консульский департамент МИД России подтверждает подлинность печати ФРС России и подписи должностного лица.

Консульство иностранного государства. Консул свидетельствует (на основании имеющихся у него образцов) подпись сотрудника МИД и подлинность печати.

Апостиль представляет собой специальный штамп квадратной формы. Проставляется на документы для придания им юридической силы за рубежом, удостоверяет подлинность подписи и печати на заверяемом документе, а также должность лица, подписавшего документ.

Где проставляется апостиль

• Архивы ЗАГС субъектов (областей) РФ - проставляют "апостиль" на подлинниках актов гражданского состояния, выданных на их территории.
• Областные представительства Министерства юстиции (ФРС) апостилируют нотариально заверенные копии, заявления, доверенности, переводы на иностранные языки, т.е все документы на которых имеется подпись и печать нотариуса.
• Областные представительства Министерств образования РФ проставляет "апостиль" на подлинники документов об образовании.
• Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации проставляет "апостиль" на документах, оформляемых по линии прокуратуры.