Апостилирование, легализация

Легализация - это процесс подтверждения соответствия документа законодательству государства, на территории которого он выдан, для придания документу юридической силы на территории другого государства. Легализация документов необходима при предоставлении в официальные органы других государств, в случаях совершения определенных действий за рубежом: трудоустройства, заключения брака,открытия представительств, счетов в иностранных банках и других юридических действий.

Легализация документа всегда осуществляется на территории той страны, в которой он был выдан и/или оформлен.

Легализация документов физических лиц и юридических

Легализация документов физических лиц.

В большинстве случаев осуществляется легализация личных документов: свидетельств о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака, дипломов, аттестатов и пр., а также документов, оформленных у нотариуса (доверенности некоммерческого характера, согласия на выезд ребенка за рубеж и т.д.).

Легализация документов юридических лиц.

Документы юридических лиц (уставы, свидетельства о регистрации и другие учредительные документы) легализуются в нотариально удостоверенных копиях при условии, что данные документы зарегистрированы в российских государственных органах и имеют соответствующие отметки и печати о регистрации.

Сертификат происхождения продукции может быть легализован в нотариально удостоверенной копии, если он выдан уполномоченным на то государственным органом, но не самим производителем на собственную продукцию. Легализация не распространяется на коммерческие документы (договоры, контракты). Для них альтернативой служит регистрация в ТПП с последующим консульским заверением.

Для всех ли государств необходима легализация документов?

В случае, если между государствами заключен договор о правовой помощи (двусторонний договор, отменяющий обязательную легализацию), официальные органы принимающей стороны берут на рассмотрение документы без легализации, при условии их составления в установленной форме и заверения соответствующим компетентным государственным органом официальной печатью.

Перечень таких государств приведен ниже (список 1), большинство из них - это государства бывшего СССР. Нужно учесть, что документы в официальные органы предоставляются на государственном языке принимающей стороны, т.е. требуют нотариально заверенного перевода.

Не подлежат легализации паспорта, удостоверения личности, трудовые книжки, военные билеты, которые не подлежат вывозу и пересылке за рубежом согласно документу "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу".

Как осуществить легализацию? Существуют ли способы упрощенной легализации?

Существует два основных вида легализации документов - проставление штампа "Апостиль" и консульская легализация. Первый способ называется упрощенной легализацией или «апостилирование» применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации. Перечень государств, для которых применима упрощенная легализация, приведен ниже (список 2).

Условную схему легализации документов можно отобразить следующим образом:

 
1 вариант
Консульская легализация
  • заверение копии документа нотариусом
  • перевод документа
  • заверение перевода
  • Федеральная регистрационная служба
  • Консульский департамент МИД
  • Консульство страны назначения
2 вариант
Проставление апостиля
  • заверение копии документа нотариусом
  • перевод документа
  • заверение перевода
  • проставление штампа «Апостиль»

Перевод документа. В большинстве случаев официальные органы принимают к рассмотрению документы на государственном языке своей страны. Хотя бывают исключения, например, Консульство Объединенных Арабских Эмиратов принимает на рассмотрение документы на английском языке. Согласно Основам Российского законодательства о нотариате переводы для последующего нотариального заверения удостоверяются подлинной подписью переводчика.

Заверение перевода. Нотариальная контора заверяет переводы согласно Закону о совершении нотариальных действий в РФ. Нотариус удостоверительной подписью на основании имеющихся у него образцов свидетельствует подлинность подписи переводчика, выполнившего перевод. Перевод, прилагается к документу, либо к его нотариально заверенной копии, прошнуровывается и скрепляется подписью нотариуса и печатью.

Федеральная Регистрационная служба удостоверяет подлинность подписи и печати нотариуса, заверившего перевод.

Консульский департамент МИД России подтверждает подлинность печати ФРС России и подписи должностного лица.

Консульство иностранного государства. Консул свидетельствует (на основании имеющихся у него образцов) подпись сотрудника МИД и подлинность печати.

Апостиль представляет собой специальный штамп квадратной формы. Проставляется на документы для придания им юридической силы за рубежом, удостоверяет подлинность подписи и печати на заверяемом документе, а также должность лица, подписавшего документ.

Где проставляется апостиль

  • Объединенные архивы ЗАГС субъектов Российской Федерации - проставляют "апостиль" на подлинниках актов гражданского состояния, выданных на территории данного субъекта.
  • Областные и краевые и пр. органы Федеральной регистрационной службы апостилируют нотариально заверенные копии, заявления, доверенности, переводы на иностранные языки, т.е все документы на которых имеется подпись и печать нотариуса.
  • Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации проставляет "апостиль" на подлинники документов об образовании.

Проставления апостиля на документы является в данный момент единственным достоверным способом признать данный документ подлинным. Для стран, не входящих в конвенцию, проставление "апостиля" не является правомерной процедурой. Но, тем не менее, органы стран не входящих в конвенцию, сталкиваясь с документами об образовании из РСФСР и РФ, настоятельно рекомендуют или требуют наличие данного штампа на документе. Особенно это касается стран арабского мира (ОАЭ, Кувейт, Саудовская Аравия). На вопрос о том, почему не состоя в конвенции, они требуют наличие "апостиля" на документы, консульские работники говорят, что данная отметка является единственным доказательством подлинности полученного образования

Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации проставляет "апостиль" на документах, оформляемых по линии прокуратуры.